Vorige week sprak ik met een vaste relatie die op interim basis langere tijd bij een grote klant ingehuurd is. Het is leuk samenwerken met experts die bij bedrijven direct voor de (afdelings) directeur werken. Deze expert had een vraag aan mij die ik met je wil delen: Ik ga een seminar organiseren en weet niet goed wanneer we moeten starten met de uitnodiging en emailing...
Op tijd starten
Als je in grotere organisaties werkt, weet je als geen ander dat een ruim opgezette planning belangrijk is om iets voor elkaar te krijgen. Soms lopen beslissingen over meerdere schijven of is iemand die "toesteming" moet geven tijdelijk niet beschikbaar. De combinatie van drukke agenda's en vaste processen maakt het soms lastig iets nieuws zoals een seminar van de grond te krijgen. Dan is het super belangrijk om goed voorbereid te zijn; zo kun je een positieve weekrapportage naar de leiding gevende blijven afgeven.
Insteek bepalen
Om te voorkomen dat je het seminar te zwaar of licht insteekt, kunnen de onderstaande twee punten je verder helpen.
A. Wie zijn de gewenste bezoekers
Als expert heb je met de leidinggevende bepaald wat met het seminar bereikt moet worden en wat de achterliggende tactische reden is. Nu is het belangrijk preciezer de bezoekers te beschrijven. Denk aan:
1. Om welke aantallen deelnemers gaat het
2. Welke functie(s) hebben de deelnemers en wat verwachten ze
3. Hoe schat je kans op respons als je een uitnodiging stuurt
B. Hoe 'bijzonder' moet het seminar worden? Hierbij speelt zowel de vraag zowel intern als extern.
Intern gaat bijvoorbeeld over de vraag: Is het seminar een groot statement dat langere tijd impact zal hebben en vaker een rol gaat spelen? Het 'opnieuw met elkaar kennismaken' na een reorganisatie of als een alliantie traject in gang gezet is. Zo'n traject loopt dan wellicht wel twee jaar door. Dan is het belangrijk dat het seminar een eigen smoel krijgt. Een belangrijk thema als speerpunt kan zijn; duurzaamheid, MVO, een optimalisatie project van een keten of product.
Is het seminar een logisch vervolg op een thema dat al loopt, dan kan het in die stijl meelopen. Vaak kun je dan presentaties en styling opnieuw gebruiken.
Het kan ook zijn dat er niets bijzonders in styling hoeft te gebeuren omdat de focus meer op bijvoorbeeld de sprekers tijdens het ligt of omdat het een informeel karakter moet behouden.
Extern gaat bijvoorbeeld over of het seminar is om nieuwe klanten aan te trekken. Als je leads wilt genereren via het seminar, dan is het belangrijk de marketing intensief genoeg te maken om de juiste bezoekers aan te trekken. Dan moeten zowel de styling als tactiek sterk ontwikkeld zijn.
Als je bezoekers van directie niveau zijn, hoef je niet altijd fors uit te pakken. Maar wat wel geldt: áls je een uitnodiging stuurt, moet deze ook echt goed zijn.
Timing
Het is het makkelijkst om terug te rekenen in de tijd en alle beslis/actie stappen even op een rijtje te zetten. Als de insteek bepaald is, weet je wat ervoor nodig is om de "beleving" van het seminar te realiseren.
Stel dat je het seminar op 10 november vaststelt voor een groep van 20 bekende directeuren en managers. Naast een toespraak van een expert ga je samen lunchen en er volgt een "losse workshop". Alles is op locatie, dus niet bij je bedrijf.
In dat geval volstaat een nette email uitnodiging (3x), een geprint programma en een gedrukte flyer uitnodiging en een rol-banner voor op het podium. Er wordt geen aparte styling gebruikt.
Qua planning hoeft er niet ver vooruitgedacht te worden. De e-mailings kun je gewoon intern versturen (klein aantal, gewoon tekst) met de uitnodiging als pdf meegestuurd. De uitnodiging wordt ook per post verstuurd en reminders worden per e-mail opgestuurd. Je bent ruim op tijd als je het eerste email bericht met de uitnodiging begin september verstuurt. De banner(s) voor op het podium kunnen in oktober gemaakt worden.
Voorbeeld
Voor het WarmCO2 conferentie "Van duurzaam plan naar succesvol project" hebben we de complete PR opgezet en uitgevoerd met als resultaat bijna 100 deelnemers uit de doelgroep van directeuren en beslissers uit de maakindustrie, overheid en corporate wereld.
